RUZKA INDONESIA — Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok mendorong seluruh perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Depok untuk terus meningkatkan kesadaran dan komitmen dalam pengelolaan arsip secara tertib, sistematis, dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Hal tersebut disampaikan Kepala Diskarpus, Siti Chaerijah Aurijah saat membuka kegiatan Serah Terima Arsip Inaktif dan Arsip yang akan Dimusnahkan.
Menurut Siti, arsip merupakan aset informasi yang sangat penting bagi penyelenggaraan pemerintahan karena menjadi bukti kegiatan, bukti kinerja, sumber informasi, hingga sumber sejarah yang memiliki nilai administratif, hukum, keuangan, dan pertanggungjawaban.
“Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen atau berkas yang disimpan. Arsip adalah memori kolektif organisasi yang memiliki nilai penting bagi keberlangsungan pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat,” ungkapnya.
Dia menjelaskan, kegiatan serah terima arsip inaktif dan arsip yang akan dimusnahkan merupakan bagian dari proses penyusutan arsip yang dilakukan sesuai kaidah kearsipan.
Penyusutan tersebut mencakup pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Langkah tersebut menjadi bagian penting dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien di lingkungan perangkat daerah.
Selain membantu mengurangi penumpukan dokumen, penyusutan arsip juga mendukung kemudahan akses terhadap informasi yang masih diperlukan.
“Melalui kegiatan ini kami berharap tercipta pengelolaan arsip yang semakin efektif, efisien, tertib, dan akuntabel. Selain menghemat ruang penyimpanan, juga mendukung tata kelola pemerintahan yang baik dan meningkatkan kualitas pelayanan publik,” jelas Siti.
Jadwal Retensi Arsip
Dia juga menegaskan, pemusnahan arsip tidak dilakukan secara sembarangan, melainkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan.
JRA menjadi pedoman bagi perangkat daerah dalam menentukan jangka waktu penyimpanan arsip serta nasib akhir arsip setelah masa retensinya berakhir.
“Setiap arsip memiliki aturan dan masa simpan yang berbeda. Karena itu, seluruh proses harus mengacu pada JRA agar pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan dan sesuai regulasi,” tutur Siti.
Lebih lanjut, Siti mengajak seluruh perangkat daerah untuk memandang arsip sebagai investasi informasi jangka panjang yang harus dijaga dan dikelola dengan baik. Menurutnya, arsip yang tertata tidak hanya bermanfaat bagi kebutuhan saat ini, tetapi juga menjadi sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban bagi generasi mendatang.
“Kami berharap kesadaran akan pentingnya arsip terus meningkat. Pengelolaan arsip yang baik hari ini akan menjadi warisan informasi yang sangat berharga bagi pembangunan Kota Depok di masa depan,” pungkasnya. (***)
Jurnalis: Risjadin Muhammad
Editor: Rusdy Nurdiansyah
Email: rusdynurdiansyah69@gmail.com
Komentar