RUZKA INDONESIA — Platform email dan kolaborasi open-core Zimbra mendorong organisasi di Indonesia untuk memastikan siapa yang mengelola sistem email mereka dan di mana data mereka disimpan, seiring meningkatnya perhatian pemerintah terhadap pengelolaan data.
Hal ini relevan terutama ketika regulasi Indonesia telah mengalihkan tanggung jawab yang lebih besar kepada organisasi yang mengumpulkan data. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 mewajibkan instansi publik dan badan usaha milik negara untuk memastikan sistem serta data mereka berada di Indonesia. Sementara Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi yang berlaku sejak Oktober 2024 menetapkan bahwa organisasi yang mengumpulkan data pribadi bertanggung jawab atas pelanggaran data, termasuk kewajiban untuk memberi tahu pemerintah dalam waktu 72 jam.
“Saat organisasi harus memenuhi batas waktu pelaporan, mereka perlu mengetahui dengan jelas bagaimana data mereka dikelola agar dapat memenuhi kewajiban kepatuhan dengan cepat,” ujar Anthony Chadd, Chief Revenue Officer Zimbra. “Dulu, tim pengadaan hanya mempertimbangkan biaya dan kemampuan sebuah platform. Kini, mereka juga memperhatikan siapa yang mengelola sistem, aturan yang berlaku, serta seberapa cepat mereka dapat merespons permintaan pemerintah. Organisasi dapat mengalihdayakan teknologi, tetapi tanggung jawab akhir tetap berada pada mereka.”
Mengapa Organisasi Perlu Memperhatikan Infrastruktur Email
Organisasi di Indonesia umumnya sudah memahami kewajiban yang ditetapkan oleh regulasi. Namun, tantangannya adalah memastikan apakah sistem email yang mereka gunakan benar-benar siap memenuhi tuntutan tersebut saat diperlukan. Sebagian besar upaya kepatuhan hingga saat ini berfokus pada kebijakan, proses, dan tata kelola. Perusahaan telah menunjuk petugas perlindungan data, memperbarui pemberitahuan persetujuan, serta mendokumentasikan pengelolaan data.
Langkah-langkah ini penting, tetapi masih berada pada tingkat kebijakan. Batas waktu pelaporan 72 jam pada akhirnya bergantung pada kesiapan sistem dan proses operasional.
Email sering kali menjadi area yang kurang jelas dalam hal tata kelola. Berbeda dengan sistem bisnis lain yang biasanya memiliki pemilik, kontrol, dan pengawasan yang jelas seperti sistem rekrutmen HR atau pengadaan, email digunakan oleh hampir seluruh departemen dalam organisasi. Akibatnya, tanggung jawab pengelolaan email dapat tersebar antara tim TI, keamanan, kepatuhan, dan operasional.
“Sebagian besar organisasi dapat menjelaskan apa yang diwajibkan oleh hukum. Namun, lebih sedikit organisasi yang mengetahui di mana data mereka disimpan atau siapa yang bertanggung jawab ketika informasi tersebut perlu diverifikasi,” kata Chadd.
Penerapan Kontrol Data Lokal
Gartner memperkirakan nilai belanja sovereign cloud global akan mencapai USD 80 miliar pada 2026, meningkat 35,6% dibandingkan tahun sebelumnya. Arah kebijakan Indonesia juga menunjukkan tren yang sama: PP Nomor 71 Tahun 2019 telah mewajibkan instansi publik dan BUMN untuk menyimpan sistem serta data mereka di dalam negeri.
PT Kereta Api Indonesia (KAI), operator perkeretaapian milik negara, menjadi contoh penerapan kontrol data lokal dalam praktik. Sejak Juli 2025, lebih dari 28.000 karyawan telah menggunakan sistem email yang diterapkan secara lokal dan terintegrasi dengan sistem identitas perusahaan, yang mendukung operasional di berbagai stasiun, depo, dan pusat kendali di seluruh Indonesia.
Email di KAI bukan sekadar kebutuhan administratif, tetapi juga mendukung koordinasi operasional di seluruh Indonesia, termasuk saat periode mudik. Karena sistem berada di dalam negeri dan dikendalikan langsung oleh KAI, penanganan insiden dapat dilakukan lebih cepat tanpa bergantung pada dukungan dari zona waktu lain.
Evaluasi Sebelum Perpanjangan Kontrak
Zimbra menyarankan organisasi untuk mengevaluasi kesiapan mereka sebelum memperpanjang kontrak, termasuk memahami proses jika suatu saat perlu berpindah platform.
Memindahkan isi email biasanya merupakan bagian yang paling mudah. Namun, komponen lain seperti shared mailbox, hak akses pengguna, daftar distribusi, arsip email, dan integrasi dengan sistem internal dapat membutuhkan waktu dan perencanaan lebih besar.
Apa yang ikut berpindah dan apa yang tidak?
Memindahkan email antarsistem biasanya cukup mudah. Namun, aturan penyimpanan data (retention rules) dan catatan kepatuhan tidak selalu dapat dipindahkan dengan cara yang sama, padahal informasi tersebut penting ketika dibutuhkan oleh pemerintah.
Siapa yang dapat membantu ketika terjadi masalah?
Organisasi perlu mengetahui siapa yang memiliki akses ke kunci enkripsi, log sistem, dan pengaturan administratif, serta seberapa cepat mereka dapat memperoleh bantuan saat terjadi masalah. Dalam situasi yang membutuhkan pelaporan dalam 72 jam, waktu respons dari pihak pendukung menjadi sangat penting.
Evaluasi ini membantu organisasi memahami risiko dan tingkat kendali yang mereka miliki. Hasilnya dapat menjadi dasar dalam menentukan langkah berikutnya, mulai dari memperpanjang kontrak, melakukan negosiasi ulang, hingga mempertimbangkan solusi lain. ***
Editor: Yoyok BP
Email: yoyokbp@gmail.com
Komentar