RUZKA-REPUBLIKA NETWORK -- Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok terus mendorong tertib arsip di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Depok melalui kegiatan sosialisasi penilaian, pelaksanaan dan pemusnahan Arsip yang digelar di aula Gedung Arsip, Balai Kota Depok, Rabu (18/06/2025).

Adapun giat tersebut mengupas tuntas mulai dari penilaian, pengelolaan, hingga pemusnahan arsip yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada perangkat daerah mengenai tata kelola arsip yang baik, termasuk kriteria arsip yang dapat dimusnahkan yang sesuai dengan ketentuan.

Baca juga: Warga di Depok di Edukasi Pengelolaan Sampah Berbasis Masyarakat

"Setiap tahunnya memang ada beberapa perangkat daerah yang mengusulkan pemusnahan arsip. Namun, kami perlu menyampaikan terlebih dahulu seperti apa arsip yang layak dimusnahkan. Yaitu yang sudah masuk dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan masa simpannya telah habis sesuai dengan peraturan yang berlaku,” ujar Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Depok, Yulia Oktavia dalam keterangan yang diterima, Kamis (19/06/2025).

Menurur Yulia, Arsip yang masa retensinya di bawah 10 tahun dapat dimusnahkan oleh Pemkot melalui Diskarpus, dan ada juga yang dapat dimusnahkan oleh Perangkat Daerah sendiri bila di Perangkat Daerah sudah memiliki Arsiparis. Sedangkan arsip dengan masa simpan di atas 10 tahun harus melalui tim dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Sejumlah perangkat daerah telah mengajukan permohonan pemusnahan arsip, di antaranya Dinas Kesehatan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil), Badan Keuangan Daerah (BKD), Kecamatan Cilodong, serta Kelurahan Cilodong.

Baca juga: Seluruh Kelurahan se-Kecamatan Tapos Telah Terbentuk Koperasi Merah Putih

"Tahun ini masih beberapa kecamatan menjadi perwakilan, tetapi ke depan kami ingin menjangkau seluruh kecamatan. Harapannya di tahun depan kita bisa masuk ke 11 kecamatan untuk menyampaikan edukasi pengelolaan arsip yang baik, mulai dari penataan hingga pemusnahannya,” ungkapnya.

Terkait kondisi pengelolaan arsip di Kota Depok saat ini, Yulia menyebutkan, secara kelembagaan sudah berjalan, namun masih ada tantangan terutama dalam hal sumber daya manusia dan sarana prasrana pendukung termasuk ruang untuk penyimpanan arsip yang masih sangat terbatas.

"Yang masih menjadi pekerjaan rumah kami adalah SDM Arsiparis. Saat ini jumlah Arsiparis di perangkat daerah sangat terbatas. Bahkan di tingkat kecamatan pun belum ada Arsiparis. Untuk itu, kami mendorong agar setiap kepala perangkat daerah menunjuk satu orang yang bertugas sebagai pengelola arsip," terang Yulia.

Langkah ini, lanjut Yulia, akan diawali dengan pendampingan oleh Diskarpus. Kemudian akan dilanjutkan pembinaan dan monitoring secara berkala.

Baca juga: PPID Pembantu dan Pengelola SP4N-LAPOR Depok Dibekali Bimtek

"Kami ingin memastikan bahwa arsip yang dikelola sesuai dengan standar dan peraturan perundang-undangan. Karena arsip itu vital, jangan sampai baru dicari saat ada pemeriksaan. Kalau sudah tertata dengan baik, semuanya akan lebih mudah," pungkasnya. (***)