RUZKA-REPUBLIKA NETWORK — Sebanyak 80 Aparatur Sipil Negara (ASN) Kota Depok mengikuti layanan Digitasi dan Enkapsulasi Arsip yang disediakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok.
Hal ini sebagai upaya menyelamatkan dokumen penting pribadi maupun kedinasan.
Giat tersebut mendapat antusiasme dari ASN yang hadir membawa berbagai dokumen penting ke Aula Gedung Perpustakaan Kota Depok, Selasa (25/11/2025).
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Depok, Yulia Oktavia, menjelaskan kuota awal kegiatan dibatasi untuk 80 ASN. Setiap ASN diminta membawa minimal tiga berkas arsip untuk diproses melalui layanan digitasi dan enkapsulasi.
“Kita membuka untuk 80 ASN dulu, dengan minimal tiga arsip per orang. Tapi ada yang membawa lima hingga enam dokumen. Totalnya kurang lebih mencapai 250 berkas,” jelas Yulia dalam keterangan yang diterima, Kamis (27/11/2025).
Dalam kegiatan tersebut, Diskarpus Kota Depok melayani dua bentuk proses, yaitu digitasi dan enkapsulasi arsip. Menurut Yulia, keduanya merupakan metode penyelamatan arsip yang praktis dan mudah diterapkan.
Digitasi adalah proses memindai dokumen fisik menjadi format digital, sementara digitalisasi merupakan langkah lebih luas yang mencakup pengelolaan, pelaporan, dan akses arsip secara online.
“Digitasi itu proses scan menjadi format PDF, sementara digitalisasi lebih ke akses data secara online, biasanya untuk pelaporan ke ANRI atau pusat. Karena arsip ASN bersifat pribadi, maka yang dilakukan di sini adalah digitasi,” ungkap Yulia.
Melalui digitasi, ASN dapat menyimpan salinan digital dokumen penting yang dapat digunakan sewaktu-waktu jika arsip fisik mengalami kerusakan atau hilang.
Sementara itu, enkapsulasi merupakan proses pembungkusan arsip menggunakan plastik khusus agar dokumen fisik lebih aman dari kerusakan seperti robek, lembap, atau jamur.
Meski saat ini layanan diprioritaskan bagi ASN, Diskarpus membuka kesempatan bagi masyarakat umum untuk memanfaatkannya. ASN maupun warga dapat datang langsung ke kantor Diskarpus atau mengajukan permohonan resmi.
“Silakan masyarakat dan ASN melakukan digitasi ke lembaga kearsipan daerah, yaitu Diskarpus Kota Depok, supaya arsip vital keluarga bisa terselamatkan,” terang Yulia.
Diskarpus Kota Depok juga siap menjemput bola jika diperlukan, termasuk menghadiri undangan dari lingkungan RT, komunitas, maupun lembaga.
“Jika ada RT yang ingin mengadakan digitasi arsip di wilayahnya, kami bisa hadir. Tinggal bersurat ke Diskarpus,” tegas Yulia.
Untuk proses enkapsulasi, Yulia menyampaikan pelaksanaannya saat ini masih terbatas pada ketersediaan bahan. Ia berharap dalam waktu dekat bahan plastik standar nasional dari ANRI tersedia lebih luas di pasaran sehingga masyarakat dapat mengaksesnya secara mandiri.
Diskarpus juga membuka kesempatan bagi masyarakat yang ingin mempelajari cara melakukan enkapsulasi dengan benar.
“Untuk edukasi bisa langsung ke kami, nanti akan diajarkan prosesnya,” pungkasnya. (***)
